Naar de inhoud
StephanSystems
Automatisering en maatwerk voor het MKB

Wij automatiseren het handwerk in jouw bedrijf.

Geen standaardtool, maar een systeem dat past bij hoe jouw bedrijf werkt — bovenop de software die je al gebruikt. Resultaat: uren minder handwerk per week.

  • Altijd maatwerk, nooit een template
  • Werkt met je bestaande software
  • Je blijft eigenaar van alles wat we bouwen

Automatiseringsscan

Je bedrijf · ongeveer 1 minuut

1 / 4

In wat voor bedrijf werk je?

Kies wat het dichtst in de buurt komt.

Integraties

We bouwen op de software die je al gebruikt

Je hoeft niet over te stappen en je team hoeft niets nieuws te leren. We sluiten aan op je bestaande systemen — en op vrijwel elke andere software die een koppeling toelaat.

MMicrosoft 365
OOutlook
EExact
MMoneybird
TTeamleader
PPipedrive
WWooCommerce
SSlack
DDiscord
NNotion
MMonday
ZZapier
nn8n
CClaude
GGoogle Workspace
GGmail
AAFAS
JJortt
HHubSpot
SShopify
BBol.com
WWhatsApp
CClickUp
AAirtable
TTrello
MMake
OOpenAI
GGemini

Staat jouw software er niet bij? Vrijwel alles met een koppelmogelijkheid of een export kunnen we aansluiten.

Het probleem

Het werk zit niet in je vak. Het zit ertussen.

Bij de meeste MKB-bedrijven gaat de tijd niet op aan het werk waar je goed in bent, maar aan het geregel eromheen. Dat geregel is bijna altijd te automatiseren.

Dubbel werk

Systemen die elkaar niet kennen

Handmatig invoeren

Fouten die verderop pijn doen

Geen mensen te krijgen

Informatie overal en nergens

Onze oplossing

Van zeven handelingen naar één controle

We beginnen nooit bij een tool. We beginnen bij een proces dat nu te veel tijd kost, halen daar de handelingen uit die een computer beter doet, en laten de beoordeling bij jou.

Van aanvraag tot verstuurde offerte

Nu

40 min

7 handelingen

Straks

4 min

1 controle

36 minuten minder per aanvraag-90%
Bekijk alle stappen

Nu · 40 min

  • Aanvraag lezen en beoordelen in de mailbox3 min
  • Klantgegevens overtypen in het CRM5 min
  • Materialen en prijzen opzoeken in de prijslijst12 min
  • Offerte opmaken in Word10 min
  • Pdf maken en versturen4 min
  • Opvolging in de agenda zetten2 min
  • Een week later zelf herinneren4 min

Straks · 4 min

  • Aanvraag komt binnen en wordt automatisch gelezenauto
  • Klant, adres en werkomschrijving staan in het CRMauto
  • Materialen en prijzen komen uit je eigen prijslijstauto
  • Concept-offerte staat klaar in jouw huisstijlauto
  • Jij controleert en verstuurt4 min
  • Opvolgmail gaat na vijf dagen vanzelfauto

Dat scheelt in dit voorbeeld 90% van de doorlooptijd — en belangrijker: het handwerk verdwijnt, de beoordeling blijft.

Voorbeeld op basis van een gangbare situatie, geen gemeten klantdata. Welke stappen in jouw bedrijf wegvallen, blijkt uit de analyse.

Wat we bouwen

Alles op maat, niets uit een doos

Geen vast pakket dat je moet passen. We bouwen wat jouw proces nodig heeft — meestal een combinatie van onderstaande onderdelen.

Werkstromen die zichzelf draaien

Assistenten die werk overnemen

Dashboards die zichzelf bijwerken

Koppelingen tussen je systemen

Maatwerksoftware

Klant- en leveranciersportalen

CRM- en salesautomatisering

Planning en voorraad

Hoe we werken

Eerst begrijpen, dan pas bouwen

Vier stappen, met vaste momenten waarop jij beslist. Je weet vooraf wat het kost, wat het oplevert en hoeveel van jouw tijd het vraagt.

01

Analyse

We kijken mee hoe je nu écht werkt — niet hoe het op papier hoort. Daar komen de tijdvreters uit, en ook de dingen die je beter zo kunt laten.

Jouw tijd
2 tot 3 uur van jou
Doorlooptijd
1 tot 2 weken
Je krijgt
Overzicht van je processen met de tijdvreters eruit gelicht
02

Ontwerp

We tekenen het nieuwe proces uit voordat er één regel code bestaat. Je ziet vooraf precies wat er verandert, wat het kost en wat het oplevert.

Jouw tijd
Ongeveer 1 uur van jou
Doorlooptijd
Ongeveer 1 week
Je krijgt
Procesplaat, vaste prijs en een planning
03

Bouwen

In korte rondes, met tussentijdse demo’s. Je ziet het groeien en kunt bijsturen — geen maandenlange stilte en dan een verrassing.

Jouw tijd
1 uur per ronde
Doorlooptijd
2 tot 6 weken
Je krijgt
Werkende automatisering plus documentatie
04

Draaien en verbeteren

Na livegang meten we of het doet wat het beloofde. We bewaken de boel, krijgen een melding als iets misgaat en scherpen aan waar het beter kan.

Jouw tijd
Vrijwel niets
Doorlooptijd
Doorlopend
Je krijgt
Bewaking, meldingen bij afwijkingen, periodieke check

Swipe voor meer

We beginnen altijd met één proces. Werkt dat, dan pakken we het volgende — nooit een traject van een half jaar waarvan je pas aan het eind ziet of het klopt.

Waarom StephanSystems

Geen standaardflow met jouw logo erop

De meeste automatiseringsbureaus verkopen een vast recept en passen jouw bedrijf daarin. Wij doen het andersom: eerst begrijpen hoe jullie werken, dan bouwen wat daarbij past.

Je werkt direct met de bouwer

Wie je spreekt, bouwt het ook. Geen tussenlagen.

Jij bent eigenaar van alles

Code, koppelingen en documentatie zijn van jou.

We beginnen klein

Eerst één proces dat aantoonbaar tijd bespaart.

We bouwen op wat je hebt

Bovenop je huidige software. Niets nieuws te leren.

Even eerlijk

Wanneer je ons niet nodig hebt

  • Als een standaardpakket het gewoon doet, zeggen we dat — en verdienen we er niets aan.
  • Als het proces zelf rammelt, moet dat eerst kloppen. Rommel automatiseren maakt het alleen sneller rommelig.
  • Als het om een handeling gaat die je twee keer per jaar doet, is automatiseren zonde van je geld.

Een kennismaking kost je een half uur. Blijkt automatiseren niet de oplossing, dan hoor je dat gewoon.

Voorbeeldprojecten

Zo ziet zo’n systeem er in de praktijk uit

StephanSystems is net gestart, dus hieronder staan uitgewerkte voorbeelden — geen klantprojecten en geen klantcitaten. Zodra het eerste traject draait, vervangen we één hiervan door de gemeten cijfers.

Installatiebedrijf · 12 medewerkers

Voorbeeld

Offertes die zichzelf klaarzetten

Alle offertes worden ’s avonds gemaakt, na het werk. Aanvragen blijven soms dagen liggen en de opvolging gebeurt als iemand eraan denkt.

Wat we zouden bouwen
  • Aanvragen uit mail en webformulier worden gelezen en in het CRM gezet
  • Prijzen en materialen komen automatisch uit de eigen prijslijst
  • Concept-offerte staat klaar; opvolging gaat na vijf dagen vanzelf

Verwachte winst

± 8 uur per week minder avondwerk

TeamleaderOutlookMoneybird

Webshop · 3 medewerkers

Voorbeeld

Van bestelling tot boekhouding

Orders worden met de hand overgenomen in de boekhouding en de voorraad loopt tussen de verkoopkanalen uit de pas. Bij drukte gaat het mis.

Wat we zouden bouwen
  • Orders gaan automatisch door naar fulfilment en boekhouding
  • Voorraad wordt over alle kanalen tegelijk bijgewerkt
  • Retouren en creditfacturen worden automatisch verwerkt

Verwachte winst

± 6 uur per week en minder voorraadfouten

ShopifyBol.comExact

Groothandel · 25 medewerkers

Voorbeeld

Inkoop die vooruitkijkt in plaats van achteraf

Bestellen gebeurt op gevoel en op basis van een wekelijkse export. Te laat bestellen kost omzet, te vroeg bestellen kost werkkapitaal.

Wat we zouden bouwen
  • Dagelijks bestelvoorstel op basis van verkoop, levertijd en seizoen
  • Signalering zodra een artikel dreigt uit te lopen
  • Dashboard met voorraadwaarde, omloopsnelheid en marge per artikel

Verwachte winst

Minder nee-verkopen en minder vastliggend kapitaal

AFASAirtableSlack

Swipe voor meer

Veelgestelde vragen

De vragen die je toch al had

Inclusief die over geld, eigendom en wat er gebeurt als het misgaat.

Tarieven

Kleine automatisering

vanaf € 500

10 tot 20 uur werk

Voor één handmatige klus die elke week terugkomt.

We nemen die ene handeling helemaal over en houden hem in de gaten.

Bijvoorbeeld

  • Binnenkomende mail wordt gelezen, gesorteerd en doorgezet
  • Bestellingen uit je webshop komen vanzelf in je boekhouding
  • Werkbonnen worden automatisch omgezet naar facturen

Workflow-oplossing

vanaf € 1.000

20 tot 40 uur werk

Voor een heel proces met meerdere stappen en systemen.

Het hele proces loopt vanzelf, inclusief opvolging en uitzonderingen.

Bijvoorbeeld

  • Van aanvraag tot verstuurde offerte, inclusief opvolging
  • Van bestelling tot pakbon, factuur en track & trace
  • Van document tot geboekte post in de administratie

Maatwerksysteem

vanaf € 2.500

50 tot 80 uur werk

Voor meerdere processen die samen één systeem moeten worden.

Alles komt samen, met een dashboard of portaal om op te sturen.

Bijvoorbeeld

  • Planning, voorraad en inkoop in één systeem
  • Klantportaal met status en documenten voor je klanten
  • Dashboard met omzet, marge en voorraad uit al je bronnen

Onderhoud en optimalisatie

vanaf € 50 p/u

per uur of per maand

Voor als het draait en moet blijven draaien.

We bewaken de boel, lossen storingen op en scherpen aan waar het beter kan.

Bijvoorbeeld

  • Melding zodra er ergens iets uitvalt
  • Kleine aanpassingen als je proces verandert
  • Periodieke check of het nog oplevert wat het beloofde

Swipe voor meer

Alles op basis van € 50 per uur. Alle bedragen zijn exclusief btw. Na de analyse spreken we een vaste prijs af.

Bekijk wat er per pakket bij zit
Wat kost zo’n automatisering?

We werken met een uurtarief van € 50 en spreken na de analyse altijd een vaste prijs af, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent — geen nacalculatie achteraf. Als richtlijn: een kleine automatisering vanaf € 500 (10 tot 20 uur werk), een workflow-oplossing vanaf € 1.000 (20 tot 40 uur werk), een maatwerksysteem vanaf € 2.500 (50 tot 80 uur werk). Onderhoud en optimalisatie gaan per uur of via een vast pakket van € 50 tot € 100 per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw. Wat jouw situatie precies vraagt, blijkt uit de analyse — en die is vrijblijvend, dus je weet wat het kost voordat je iets beslist.

Hoe lang duurt het voordat er iets draait?

Voor één werkstroom is dat meestal vier tot acht weken vanaf het eerste gesprek: één à twee weken analyse, een week ontwerp, en daarna twee tot zes weken bouwen met tussentijdse demo’s. Grotere systemen duren langer, maar ook dan lever je niet één keer aan het eind op: je ziet elke paar weken werkende onderdelen.

Moeten we overstappen naar andere software?

Nee. Dat is precies het uitgangspunt: we bouwen bovenop wat je al gebruikt. Exact, AFAS, Teamleader, Shopify, Microsoft 365 — vrijwel alles met een koppelmogelijkheid of een export kunnen we gebruiken. Overstappen kost je team weken gewenning en levert op zichzelf niets op.

Van wie zijn de code en de gegevens?

Van jou. De code, de koppelingen en de documentatie zijn jouw eigendom en worden opgeleverd in een omgeving waar jij toegang toe hebt. Je gegevens blijven in jouw eigen systemen staan; wij verplaatsen ze alleen tussen jouw pakketten en slaan niet meer op dan nodig is om het proces te laten werken.

Wat gebeurt er als de automatisering een keer misgaat?

Dat hoort erbij, dus daar bouwen we op. Elk proces wordt bewaakt: gaat er iets mis, dan krijg jij én wij een melding, en valt het proces terug op de handmatige route in plaats van stil te vallen. Fouten worden vastgelegd zodat we ze kunnen herstellen en voorkomen.

Bekijk alle veelgestelde vragen

Nog 5 vragen over werkwijze, techniek en veiligheid.

Contact

Benieuwd wat er in jouw bedrijf automatisch kan?

Vertel kort hoe je nu werkt en waar de tijd blijft. We kijken mee en zeggen eerlijk wat er slimmer kan — en wat je beter zo kunt laten.

  • Antwoord binnen één werkdag
  • Vrijblijvend, ongeveer een half uur
  • Je spreekt direct de bouwer, geen accountmanager

Het formulier is nog niet gekoppeld. Zet NEXT_PUBLIC_WEB3FORMS_KEY in je omgeving, of mail zolang naar info@stephansystems.nl.

We gebruiken je gegevens alleen om te reageren op je bericht. Geen nieuwsbrief, geen doorverkoop.